Bazy danych w OpenOffice – wprowadzenie

Tematyka baz danych zazwyczaj nie należy do najprostszych, szczególnie jeśli stajemy przed koniecznością zapoznania się z możliwościami nowego programu. Mówimy tutaj oczywiście o module Base pakietu OpenOffice. Na samym wstępie zaznaczam, że prawidłowa praca wymaga zainstalowania w systemie operacyjnym Javy. W niektórych przypadkach, np. w linuksie, OpenOffice posiada pewną implementację Javy bezpośrednio w pakietach instalacyjnych. Podobnie jak w przypadku Impress w Base liczy się również odpowiedni pomysł i przede wszystkim konkretne zaplanowanie naszej przyszłej bazy danych, ale o tym kiedy indziej. W niniejszym poradniku pozwolę sobie na przedstawienie najważniejszych funkcji programu oraz ewentualnych pierwszych kroków. Zakładam, że czytelnikiem będzie osoba początkująca, prawdopodobnie także w temacie baz danych, stąd wiele kwestii zostanie omówione w sposób uproszczony.

Po uruchomieniu programu spotykamy się z kreatorem bazy danych. To małe narzędzie jest nam z reguły bardzo pomocne. Za jego pośrednictwem możemy wybrać, czy chcemy rozpocząć edycję nowej bazy, kontynuować pracę ze starą, czy może połączyć się z istniejącą bazą danych np MySQL.

1. Załóżmy, że tworzymy nową bazę danych, wybieramy odpowiednią opcję i dajemy dalej.

2. W następnym kroku możemy zdecydować, czy program powinien rejestrować bazę danych. Dla pierwszych, ćwiczebnych baz danych polecam nie używać wspomnianej opcji. Polega ona na tym, że OpenOffice dodaje naszą bazę danych do swojego rejestru baz i jest nam łatwiej ją otworzyć, czy połączyć z inną.

3. Wreszcie możemy wybrać, czy od razu po utworzeniu otwieramy bazę do edycji, czy np. wcześniej jeszcze korzystamy z kreatora tabel.

Moje osobiste doświadczenia z pierwszymi wersjami programu mówią mi, że najlepiej nie korzystać z kreatora tabel. Teoretycznie jest to bardzo fajne narzędzie, jednakże nie zostało ono pozbawione wad. Zdarza się czasem (w kolejnych wersjach coraz rzadziej i mam nadzieję, że niedługo juz w ogóle nie będzie tego problemu), że kreator nie zapamiętuje ustalanej przez nas kolejności komórek/kolumn.

Dla przykładu – robimy kolumny: lp., imię i nazwisko, zawód, lokalizacja. Wszystko bardzo ładnie, tylko po zamknięciu kreatora jest całkiem duże prawdopodobieństwo, że kolumny zawód i lokalizacja zamienią się miejscami.

Dlatego też zdecydowanie polecam przejście od razu do edycji bazy. Zresztą z tego poziomu można także uruchomić kreatora tabel i nie tylko.

Okno edycji zostało podzielone na kilka zasadniczych części: baza danych (w niej znajdują się zakładki: tabele, kwerendy, formularze, raporty), zadania i trzecie, nazwane w zależności od zakładki znajdującej się w „bazie danych”.

Przejdźmy teraz do szybkiego omówienia najważniejszych elementów programu, nieprzypadkowo zgrupowanych w polu o nazwie baza danych.

1. Tabele to jeden z podstawowych kroków w naszej pracy z modułem Base. Za pomocą tej zakładki określamy jakie rekordy (pola, typy danych) będą się znajdowały w naszej bazie, jaka będzie ich kolejność, oraz jakie dane będziemy mogli wpisywać w każde ze stworzonych pól. Jeśli tworzymy tabelę samodzielnie, naszym oczom ukazuje się widok przypominający arkusz kalkulacyjny. Szczegółowe omówienie tej funkcji znajdzie się w następnych częściach. W każdym razie za jej pomocą decydujemy o podstawowych atrybutach bazy.

2. Po utworzeniu tabeli możemy albo przystąpić do wprowadzania danych, albo utworzyć kolejne komponenty. W następnej kolejności możemy stworzyć formularz. W tym przypadku narzędzie kreatora działa już bez zarzutu. Formularz może stanowić zdecydowanie wygodniejszy, przede wszystkim wizualnie sposób na przeglądanie a nawet wprowadzanie danych do naszej bazy. Jeżeli nie jesteśmy zbyt wymagającymi użytkownikami i interesuje nas prosta baza danych, to moglibyśmy w ogóle zakończyć jej tworzenie na formularzu. Wiem, że dla zaawansowanych użytkowników może to być niedopuszczalne, jednak wygodne a przede wszystkim przydatne dla początkujących (i nie tylko zresztą).

3. W następnej kolejności może powstać kwerenda, czyli obiekt bazy danych, który zawiera w sobie grupę rekordów po selekcji. Kwerenda jest nam szczególnie przydatna w zaawansowanych bazach danych, ze znaczną ilością pól. Dzięki niej dysponujemy usprawnionym narzędziem do wyszukiwania poszczególnych danych/rekordów. Kreator będzie tutaj w pełni wystarczającym narzędziem.

4. Ostatnią z zakładek jest raport, którego myślę nie trzeba specjalnie charakteryzować. Za pomocą raportu tworzymy m.in. wydruk danych z naszej bazy, co się czasem przydaje, głównie w różnego rodzaju firmach czy instytucjach.

W powyższych informacjach znalazły sie podstawowe informacje wprowadzające do tworzenia baz danych w pakiecie OpenOffice. Na zakończenie chciałbym zwrócić uwagę, że każdy z wymienionych elementów może zostać wykorzystany w określonej bazie danych wielokrotnie, tzn., że możemy mieć więcej niż jedna tabelę, kwerendę, czy formularz. Oczywiście rośnie wtedy stopień trudności.

Przemysław Żarnecki