Ograniczenie formatowania w MS Word 2003

W celu zabezpieczenia dokumentu w ten sposób:

1. Wybierz polecenie menu Narzędzia -> Chroń dokument.

2. Pojawi się okienko zadań Chroń dokument. W sekcji Ograniczenie formatowania zaznacz opcję Ogranicz formatowanie do zaznaczonych stylów.

Rys. 1. Okienko zadań wraz z zaznaczoną opcją Ograniczenia formatowania do zaznaczonych stylów

*Uwaga*
Możliwość ograniczenia formatowania jest dostępne tylko i wyłącznie w wersji 2003.
*Koniec uwagi*

3. Naciśnij przycisk Ustawienia.

4. Pojawi się okno dialogowe Ograniczenia formatowania. Zaznacz opcję Ogranicz formatowanie do zaznaczonych stylów i na liście stylów wybierz tylko te, które będzie można przypisać do tekstu w dokumencie.

Rys. 2. Wybranie tylko jednego stylu dostępnego w dokumencie

*Wskazówka*
Aby zaznaczyć wszystkie style, naciśnij przycisk Wszystkie. Aby zmienić wszystkie style na niezaznaczone, wybierz przycisk Brak. Wybranie trzeciego przycisku: Zalecane minimum spowoduje zaznaczenie stylów, które są domyślnie zalecane przez program MS Excel.
*Koniec wskazówki*

5. Po zaznaczeniu stylów naciśnij OK, aby zamknąć okno.

6. Po zamknięciu okna może pojawić się komunikat, że dokument zawiera style, które są zablokowane do edycji. Naciśnij Nie, jeśli chcesz zostawić dokument w tej formie – teksty, którym przypisano styl niewybrany w oknie Ograniczenie formatowania, nie zmienią formatowania. Naciśnięcie Tak spowoduje utratę formatowania wszystkich tekstów, do których przypisano styl wybrany w oknie Ograniczenie formatowania.

Rys. 3. Komunikat pojawiający się po zamknięciu okna Ograniczenia formatowania

*Uwaga*
Mimo że po wybraniu opcji Nie tekst, którego styl został zablokowany, nie zmienił swojego formatowania, to musisz pamiętać, że każda edycja tego tekstu spowoduje, iż nowe znaki nie będą mogły być sformatowane przy użyciu poprzedniego stylu.
*Koniec uwagi*

7. W okienku zadań Chroń dokument naciśnij przycisk Tak, zacznij wymuszanie ochrony.

8. Pojawi się okno Rozpoczęcie wymuszania ochrony. W tym oknie dwukrotnie wpisz to samo hasło i naciśnij OK.

Rys. 4. Okno służące do wpisywania hasła ochrony dokumentu

Po zabezpieczeniu dokumentu w ten sposób nie będzie można dodać nowych stylów ani formatować żadnego tekstu w tym dokumencie. Będzie tylko możliwość ustawienia stylu dla danego tekstu. Lista dostępnych stylów będzie skrócona tylko do stylów zaznaczonych w kroku 4.

Rys. 5. Widok dokumentu i okienka zadań Style i formatowanie po zastosowaniu ograniczenia formatowania w dokumencie. Wszystkie polecenia formatowania na paskach narzędzi są niedostępne. Niedostępne jest również polecenie Nowy styl w okienku zadań Style i formatowanie

Rys. 6. Okno ukazujące się po zatrzymaniu ochrony dokumentu

*Uwaga*
Jeśli zabezpieczymy dokument w ten sposób i otworzymy go w starszej wersji Worda, to nie będzie efektu ograniczenia formatowania. Plik będzie się zachowywał tak, jakbyśmy go zabezpieczyli przed edycją za pomocą opcji Komentarze, czyli będzie można w nim tylko wstawiać komentarze.
*Koniec uwagi*

W jednym z następnych e-letterów pokażemy jeszcze jeden sposób zabezpieczania dokumentów Worda – tworzenie formularzy.

Piotr Dynia

Aby dokument z powrotem mógł być formatowany dowolnie, należy wybrać polecenie Zatrzymaj ochronę w okienku zadań Chroń dokument lub wybrać polecenie menu Narzędzia -> Nie chroń dokumentu. W oknie, które się ukaże, należy wpisać hasło i nacisnąć OK.