Zabezpieczanie dokumentów programu Word

Zablokowanie edycji dokumentu

Podstawowym sposobem zabezpieczania danych w dokumencie Word jest ograniczenie edycji dokumentu tylko do wprowadzania komentarzy. Aby zabezpieczyć dokument w ten sposób:

1. Wybierz polecenie menu Narzędzia -> Chroń dokument.

2. Pojawi się okno dialogowe Chroń dokument. Wybierz w tym oknie opcje Komentarze, wpisz hasło i naciśnij przycisk OK.

Rys. 1. Okno dialogowe Chroń dokument

*Uwaga*
W wersji Worda 2003 zamiast tego okna dialogowego pojawia się okienko zadań Chroń dokument, w którym istnieje więcej możliwości zabezpieczenia dokumentu. O tych dodatkowych możliwościach powiemy w dalszej części tego e-lettera.
*Koniec uwagi*

3. Po wpisaniu hasła i naciśnięciu OK pojawi okno Potwierdzanie hasła. Wpisz w nim jeszcze raz to samo hasło i naciśnij OK.

Po zabezpieczeniu dokumentu w ten sposób większość poleceń w menu i na paskach narzędzi będzie niedostępnych. Jedynym sposobem edycji będzie wstawianie komentarzy poleceniem menu Wstaw -> Komentarz.


Rys. 2. Zabezpieczony dokument. Większość poleceń na paskach narzędzi jest niedostępna

Aby dokument był z powrotem dostępny do edycji, należy wybrać polecenie menu Narzędzia -> Nie chroń dokumentu i w oknie, które się ukaże, wpisać hasło, a następnie nacisnąć OK.


Rys. 3. Okno dialogowe ukazujące się po wybraniu polecenia Nie chroń dokumentu

*Wskazówka*
W oknie dialogowym Chroń dokument są jeszcze dwie opcje. Pierwsza z nich: Prześledzone zmiany, służy przede wszystkim do recenzji dokumentu i po wybraniu tego rodzaju ochrony dostępne są wszystkie polecenia, lecz każda zmiana w dokumencie zostanie oznaczona komentarzem, w których znajdzie się dokładny opis zmiany. Zmiany następnie będzie można odrzucić lub zaakceptować.
O drugiej opcji Formularze napiszemy więcej w jednym z następnych e-letterów.
*Koniec wskazówki*

Więcej możliwości w wersji Word 2003

W Wordzie 2003 dołożono trochę więcej możliwości ochrony dokumentu. Jedną ze zmian jest ukazywanie się okienka zadań zamiast okna dialogowego po wybraniu polecenia menu Chroń dokument. Aby zabezpieczyć dokument przed zmianami w wersji Word 2003 i zezwolić tylko na wstawianie komentarzy:

1. Wybierz polecenie menu Narzędzia -> Chroń dokument.

2. W okienku zadań Chroń dokument wybierz opcję Zezwalaj tylko na tego typu edycję dokumentu.

3. Z listy dostępnych sposobów zabezpieczania dokumentu wybierz Komentarze.

*Wskazówka*
W Wordzie 2003 jest dostępna również inna opcja Bez zmian (tylko od odczytu). Dokumenty zabezpieczone przy użyciu tej opcji są całkowicie pozbawione możliwości edycji i nie pozwalają nawet na dodawanie komentarzy.
*Koniec wskazówki*

Rys. 4. Okienko zadań Chroń dokument z zaznaczoną opcją Komentarze

4. Możesz zaznaczyć w dokumencie obszary tekstu, które nie muszą być chronione przed edycją. Po zaznaczeniu takiego fragmentu tekstu wybierz w polu Grupy opcję Wszyscy.

*Wskazówka*
Możesz również zezwolić na edycję tych obszarów tylko określonym użytkownikom lub grupom użytkowników systemu Windows. W celu dodania określonego użytkownika lub grupy użytkowników wybierz przycisk Więcej użytkowników.
*Koniec wskazówki*

5. Naciśnij przycisk Tak, zacznij wymuszanie ochrony.

6. Pojawi się okno Rozpoczęcie wymuszania ochrony. W tym oknie zaznacz opcję Hasło i wpisz hasło ochrony w polu Wprowadź nowe hasło, a następnie wpisz jeszcze raz to samo hasło w polu Dla potwierdzenia wprowadź hasło ponownie.

Rys. 5. Okno służące do wpisywania hasła ochrony dokumentu

Po zabezpieczeniu dokumentu w ten sposób obszary dostępne do edycji zaznaczone w kroku 4 będą oznaczone kolorem żółtym i nawiasem kwadratowym. Możesz spowodować, że te obszary nie będą wyróżnione – w tym celu opcję Wyróżniaj regiony, które mogę edytować zmień na niezaznaczoną.

Aby dokument z powrotem w całości był dostępny do edycji, należy wybrać polecenie Zatrzymaj ochronę w okienku zadań Chroń dokument lub wybrać polecenie menu Narzędzia -> Nie chroń dokumentu. W oknie, które się ukaże, należy wpisać hasło i nacisnąć OK.

Piotr Dynia