Obliczanie nadgodzin na podstawie rzeczywistego czasu pracy

Autor: Piotr Dynia

Często pracodawcy muszą obliczyć nadgodziny pracowników, mając do dyspozycji godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W jaki sposób można obliczyć, ile godzin i minut ponad nominalny czas pracy zostało przepracowane w danym dniu przez konkretnego pracownika?

Liczby w komórkach sformatowane jako czas można dodawać i odejmować. Warto jednak pamiętać o tym, że jeden dzień odpowiada liczbie 1, a godzina – ułamkowi 1/24 równemu liczbie 0,4166667. Wynikiem odejmowania dwóch komórek sformatowanych jako czas może zostać liczba ujemna. W takim przypadku komórka sformatowana jako czas będzie wyświetlała błąd, który musimy przewidzieć. Ponieważ problem stanowi obliczenie tylko nadmiarowego czasu pracy, można skorzystać z funkcji MAX i dla ujemnego wyniku odejmowania wstawiać wartość 0.

Rys. 1. Pracownicy firmy i rzeczywisty czas ich pracy

Aby to zrobić:

W komórce G2 wpisujemy formułę:

=MAX(E2-F2;0)

Kopiujemy ją do komórek niżej.
Jeśli komórki nie zmienią formatu liczbowego na format daty, to zaznaczamy je, klikamy prawym przyciskiem myszy, wybieramy polecenie menu Formatuj komórki, przechodzimy do zakładki Liczby, zaznaczamy kategorię Niestandardowe i w polu Typ wpisujemy:

gg:mm

a następnie klikamy przycisk OK, aby zatwierdzić tę zmianę.

Ponieważ nie wszystkie możliwe formaty czasu znajdują się w kategorii Czas, można używać specjalnych kodów formatowania liczbowego wpisywanych w polu Typ, w kategorii Niestandardowe. Litera g oznacza godziny, m – minuty, a s – sekundy. Przy czym wpisanie dwóch takich samych liter pod rząd spowoduje wyświetlenie tej jednostki czasu zawsze w postaci dwucyfrowej.

Rys. 2. Formatowanie komórek poprzez ustawienie niestandardowego formatu daty

Jeśli chcemy, aby wartości 0 w komórkach nie były pokazywane, to wybieramy polecenie menu Narzędzia/Opcje i w zakładce Widok opcję Wartości zerowe zmieniamy na niezaznaczoną. Jednak gdyby się okazało, że w pewnych obszarach arkusza wyświetlanie wartości zerowych jest potrzebne, to ich ukrywanie można ograniczyć tylko do obszaru pokazującego przekroczony czas pracy. Modyfikujemy wówczas format w następujący sposób:

gg:mm;;